IT-Ausfall in der Praxis am Morgen? Erst mal checken, woran es liegen könnte!

Hannover. Der GAU am Montagmorgen in der Hausarztpraxis um 7.30 Uhr: Die Rechner fahren nicht richtig hoch, kein Anschluss an die Telematikinfrastruktur (TI) und 50 Patienten, die am Vormittag erwartet werden. Was also tun?

„Bevor der Techniker angerufen wird, spielen wir alle Eventualitäten durch, inklusive komplettem Neustart des Systems“, berichtet Hausarzt Stefan Spieren aus Wenden im Siegerland beim Workshop „Zukunftsfähige Praxis: Die Rolle der Digi-Managerin“. Der Anruf beim Dienstleister vor Ort des Praxis-EDV-Anbieters kostet Geld, und so manches kann das Team in der voll durchdigitalisierten Praxis Spierens längst selbst lösen.

Das mag zum einen an der digitalen Affinität des Praxischefs der großen Hausarztpraxis selbst liegen. Spieren ist weithin bekannt dafür, dass er bei der Umsetzung moderner digitaler Anwendungen vielen Kolleginnen und Kollegen weit voraus ist. Es liegt aber auch an der Kompetenz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Praxis. Das ist ein effizientes Vorgehen, weil der Chef oder die Chefin einer Praxis im Kontakt mit Patienten für die Praxis mehr erwirtschaften kann, als wenn er oder sie das Praxisverwaltungssystem hoch- oder runterfahren, eine Druckerpatrone wechseln oder mit dem PVS-Hersteller über bessere Abläufe rund um die ePA diskutieren muss. „Die Beschäftigung mit der IT kostet Arbeitszeit, aber sie macht die Medizin nicht besser“, stellte einer der Workshop-Teilnehmer in der Diskussion fest.

Fortbildung für MFA bei der KVWL

Doch wie dabei vorgehen? Zuerst, so Spieren, müsse eine MFA gefunden werden, die Interesse und auch Fähigkeiten hat, sich in das Thema Digitalisierung einzuarbeiten. Es bringe nichts, einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin einfach die Arbeit zuzuteilen.

„IT ist auf jeden Fall ein gutes Thema für Delegation, es braucht jemanden, der unterstützen und Impulse geben kann“, sagt auch Lea Nehm, bei der KV Westfalen-Lippe, in der auch Spieren Mitglied ist, Abteilungsleiterin TI und IT. Die KVWL hat daher vor einiger Zeit eine Fortbildung zur Digi-Managerin entwickelt, die praktisches und theoretisches Wissen mit IT und TI vermittelt. Die bisher gesammelten Erfahrungen seien gut, eine Evaluation der Uni Witten-Herdecke sei auch gut ausgefallen. Das ganze Curriculum mit insgesamt 40 Stunden kostet die Praxis 550 Euro – und außerdem eine Gehaltserhöhung nach erfolgreichem Abschluss. Er stufe eine MFA nach einer solchen Fortbildung dann um eine Gehaltsklasse höher ein, erläuterte ein Workshop-Teilnehmer.

Vielfältige Einsatzmöglichkeiten

Die fortgebildete MFA könne dann vielfältige Aufgaben übernehmen, wenn es um IT in der Praxis gehe, erläuterten Spieren und Nehm im Workshop:

• Im Blick behalten, was in der IT und rund um die TI ansteht: Konformitätsbescheinigung der Software, neuer Verschlüsselungsalgorithmus und seine Folgen für die Praxen, ePA als Pflichtanwendung etc.
• Patienten helfen, in die ePA reinzukommen, weil das auch für die Praxis Erleichterungen bringt.
• Neue Abläufe im Blick haben, damit keine unnötigen Belastungen entstehen. Dort, wo mehr Mausklicks erforderlich sind als nötig, könne die zuständige MFA Rückmeldung an den Hersteller geben.
• Bei der Auswahl neuer Anwendungen auf Augenhöhe mit den Anbietern sprechen und so zu einer besser fundierten Entscheidung kommen.
• Und nicht zuletzt Impulse geben für neue Anwendungen, zum Beispiel Telefonassistenten, Dokumentationsassistenten und mehr.

Stefan Spieren erinnert sich, dass die Arbeit rund um Patientenanfragen zu den unbeliebtesten im Team gehörte, weil ständig das Telefon klingelte. „Nach zwei Stunden waren die MFA fertig.“ Inzwischen ist es ruhig in der Praxis geworden, Anfragen werden automatisch aufgenommen und dann in Ruhe bearbeitet. An dieser Stelle könne Digitalisierung dann auch einmal ein Segen sein. Er sage seinen MFA immer: „Wenn wir einen höheren Digitalisierungsgrad haben, können wir mehr Kaffee trinken.“ (ger)