Effectief management in de herstructurering van zorginstellingen. Hoe kunnen we efficiëntie en kwaliteit verbeteren?

• De uitdagingen voor de gezondheidszorg nemen toe. Denk aan chronische onderfinanciering, groeiende schulden, personeelstekorten en de veranderende behoeften van een vergrijzende bevolking.
• Dit betekent dat het herstructureren van zorginstellingen niet langer een keuze is, maar een noodzaak.
• De effectiviteit van dit proces hangt af van professioneel management, een langetermijnstrategie en het vermogen om een ​​managementperspectief te combineren met zorg voor de kwaliteit van de patiëntenzorg.
• Daarom is de rol van managers die bereid zijn de faciliteit te herstructureren, met de juiste competenties, die in staat zijn om goede praktijken en ervaringen op dit gebied te gebruiken die in andere faciliteiten effectief zijn gebleken, zo belangrijk.

Poolse medische instellingen, met name de openbare ziekenhuizen, kampen al jaren met grote financiële tekorten. Hier zijn verschillende redenen voor.

Veel ziekenhuizen opereren op de rand van winstgevendheid en kampen met een gebrek aan investeringsfondsen, personeelstekorten, toenemende loondruk, stijgende kosten en steeds duurdere patiëntenzorg. Geconfronteerd met deze uitdagingen kampen sommige instellingen met schulden, en opeenvolgende politieke teams en experts proberen oplossingen voor te stellen die de situatie zouden verbeteren, een optimalere benutting van ziekenhuisbedden en een evenwicht tussen uitgaven en kosten mogelijk zouden maken, en tegelijkertijd investeringen mogelijk zouden maken die gelijke tred houden met de dynamische ontwikkeling van de geneeskunde en nieuwe technologieën.

Momenteel bestaat er geen specifieke herstructureringsprocedure voor ziekenhuizen. Hierdoor moeten managers algemene wettelijke bepalingen toepassen, die vaak niet passen bij de specifieke werking van medische instellingen.

Halverwege het jaar werd de Wet Herstructurering Ziekenhuizen aangenomen en trad op 17 september in werking. Er zijn echter nog steeds uitvoeringsvoorschriften nodig om de voorgestelde maatregelen te implementeren. Terwijl de wet zich nog in de consultatie- en consultatiefase bevond, werd deze ook "ingeschonken" van enkele specifieke maar controversiële voorstellen.

Ziekenhuisdirecteuren en managers moeten daarom over de juiste competenties beschikken om effectieve oplossingen te selecteren en herstructureringsprocessen door te voeren, en tegelijkertijd de hoge kwaliteit van de patiëntenzorg te behouden.

Wat is effectieve herstructurering in de gezondheidszorg?

Herstructureren is geen gemakkelijke opgave, omdat het meer inhoudt dan alleen kostenbesparingen of een akkoord met schuldeisers. Het is een breed proces van organisatorische, operationele en financiële veranderingen, gericht op:

• het verbeteren van de efficiëntie van de ziekenhuisactiviteiten,
• het verbeteren van de beschikbaarheid en kwaliteit van de gezondheidszorg,
• beter gebruik van menselijke, materiële en infrastructurele middelen,
• het herwinnen van financiële liquiditeit en het vertrouwen van belanghebbenden (patiënten, personeel, schuldeisers).

Zoals de ervaring van een aantal ziekenhuizen in Polen laat zien, levert een goed geplande herstructurering echte resultaten op, maar het vereist wel consistentie, tijd en de deelname van het hele team.

"Effectieve herstructurering omvat in de eerste plaats het bepalen van de positie van een zorginstelling in de context van haar concurrentieomgeving en marktpotentieel, in dit geval het potentieel en de vraag naar zorgdiensten, die direct samenhangen met de demografische en epidemiologische structuur van onze potentiële cliënten, oftewel, in het geval van de zorgsector, patiënten. Bij het opstellen van een herstructureringsstrategie, en daarmee een plan voor het herstel en de ontwikkeling van een zorginstelling, kunnen we ons niet losmaken van de werkelijke behoeften, die niet alleen worden gevormd door de potentiële gebruikers van zorgdiensten, maar vooral door andere marktdeelnemers", benadrukt Dr. Małgorzata Gałązka-Sobotka, decaan van het Centrum voor Postacademisch Onderwijs aan de Lazarski Universiteit, in een interview met Rynek Zdrowia.

Hij legt uit dat onder andere de volgende marktdeelnemers niet alleen andere districts-, provinciale of politieziekenhuizen vallen, maar ook aanbieders van zogenaamde open medische diensten.

"Primaire en poliklinische zorg spelen tegenwoordig een steeds belangrijkere rol. Bovendien schrijven de meeste zorgsystemen de grootste hoop en de grootste vooruitgang toe aan poliklinische zorg op het gebied van preventie, vroege diagnose en zelfs behandeling", benadrukt de expert.

"Het is een feit dat de meeste ziekten die de moderne samenleving teisteren, leefstijlziekten zijn. Dit zijn ziekten die effectief kunnen worden voorkomen en behandeld in poliklinische settings. Daarom kunnen we, wanneer we het hebben over de hervorming en herstructurering van Poolse ziekenhuizen, niet alleen praten over wat een ander ziekenhuis aan de andere kant van de grens patiënten in zijn eigen district of subregio biedt. We moeten vandaag de dag nadenken vanuit het perspectief van het hele traject van patiënten die getroffen zijn door belangrijke ziekten die binnen een bepaald regionaal zorgstelsel worden behandeld, en dit herstelplan ontwikkelen met het perspectief om het gezicht van het ziekenhuis als medische instelling te veranderen", aldus dr. Małgorzata Gałązka-Sobotka.

Hij voegt toe dat "het vandaag de dag een voorziening zal zijn met een zeer breed scala aan poliklinische diensten, dagbesteding, diensten die deel uitmaken van de zogenaamde basiszorgverzekering, maar ook diensten die vaak volledig buiten de interessemarge van ziekenhuisdirecteuren en -eigenaren lagen, namelijk met betrekking tot het zogenaamde behoud van therapeutische effecten."

De rol van de manager en het leiderschapsteam in het herstructureringsproces

Effectief management in de gezondheidszorg is tegenwoordig niet alleen gebaseerd op medische kennis, maar vooral op managementvaardigheden.

De facility manager moet:

• knelpunten en gebieden identificeren die verandering behoeven,
• moeilijke beslissingen nemen, vaak in onzekere omstandigheden,
• het team betrekken bij reparatieprocessen, waardoor een gevoel van gedeelde verantwoordelijkheid en zeggenschap ontstaat,
• Doelen en veranderingsfasen op een heldere en transparante manier communiceren.

Zonder de medewerking en het vertrouwen van het personeel zal geen enkele herstructurering slagen.

"Een herstructureringsproces is niet eenvoudig. Het vereist geavanceerde kennis op het gebied van recht, management, risicomanagement, personeelsmanagement, veranderingsimplementatie en procesmanagement. Dit is interdisciplinaire kennis, die zeker noodzakelijk is voor een moderne, professionele manager van een medische instelling, en voor het hele team waarmee hij of zij zal werken", benadrukt dr. Małgorzata Gałązka-Sobotka.

Ze wijst erop dat herstructurering niet het werk van één persoon is. "Het is geen succesverhaal van één persoon; achter elk herstructureringsproces staat een groep leiders die, door hun kennis, autoriteit en een sterke basis van argumenten gebaseerd op betrouwbare data, het vermogen om die argumenten te presenteren en geloofwaardig te maken, alle medewerkers mee kunnen krijgen in het herstructureringsproces. Zoals het gezegde luidt: er zijn twee mensen nodig om deze dans te dansen. Je hebt de hele organisatie, de hele gemeenschap nodig, en je moet ook degenen overtuigen die ontevreden zijn en die de bron zijn van zo'n sterke weerstand tegen verandering," betoogt de expert.

Zonder de betrokkenheid van werknemers op alle niveaus, die alle organisatie-eenheden vertegenwoordigen, zal het zeker niet eenvoudig zijn om het herstel- en herstructureringsplan uit te voeren, voegt hij toe.

Optimalisatie van bronnen: hoe voorkom je kwaliteitsverlies terwijl je bespaart?

Een van de belangrijkste uitdagingen is het optimaliseren van de kosten zonder de kwaliteit van de dienstverlening in gevaar te brengen. Dit kan onder andere worden bereikt door:

• betere planning van werkroosters en flexibel personeelsmanagement,
• Investeren in technologieën die fouten en redundanties verminderen (bijvoorbeeld kostenanalysesystemen, efficiëntiebewaking), modernisering van de infrastructuur door fondsen vrij te maken uit andere gebieden,
• rationalisatie van de aankoop van apparatuur en medicijnen.

"Ik onderschat of bagatelliseer het belang van een grondige analyse van kosten en potentiële opbrengsten niet. Herstructurering omvat in de eerste plaats het in kaart brengen van de belangrijkste processen, maar ook een diepgaande kostenanalyse. In veel organisaties hebben we namelijk vaak geen goed inzicht in waar deze kosten ontstaan ​​en helaas ontgaan ze ons", aldus Dr. Małgorzata Gałązka-Sobotka.

Zoals hij benadrukt, zal procesoptimalisatie een absolute voorwaarde zijn voor het reduceren en rationaliseren van kostenbeheer.

Digitalisering als sleutelelement van hedendaagse herstructurering

De implementatie van digitale tools is niet langer een aanvulling, maar een voorwaarde voor een effectieve herstructurering. Systemen zoals analyseplatformen die kosten en schulden monitoren, en digitale facility managementsystemen (ERP, ZIS, BI) stellen managers in staat informatie beter te beheren, sneller te reageren op bedreigingen en weloverwogen strategische beslissingen te nemen.

"(...) Echte procesoptimalisatie is alleen mogelijk door het gebruik van moderne digitale tools. Als ik kijk naar het proces van het beschermen van de gezondheid van burgers vandaag de dag, zie ik het enorme potentieel van het individuele patiëntendossier. Als ik kijk naar het beheer van een medische instelling, besef ik het enorme potentieel van moderne business intelligence-tools, moderne ZIS-tools, moderne tools die afgestemd moeten zijn op de hervormingen die door het parlement worden ontwikkeld en in wetten worden vastgelegd. Er is geen manier om de werking van een instelling vandaag de dag echt te verbeteren zonder een betrouwbaar systeem voor de analyse van ziekenhuisgegevens, zonder een modern, efficiënt en geïntegreerd systeem dat het traject van de patiënt van de huisarts tot aan een geavanceerde kliniek of een zeer gespecialiseerde ingreep in kaart brengt", aldus de expert van de Lazarski Universiteit.

Volgens haar geldt: hoe meer hulpmiddelen we hebben waarmee we de informatie die verschillende medische zorgverleners over een bepaalde patiënt verstrekken, kunnen aanvullen, hoe groter de individuele capaciteit zal zijn om kwalitatief goede en kosteneffectieve gezondheidszorg te leveren.

"Digitale hulpmiddelen zijn absoluut essentieel in de huidige moderne wereld, in moderne bedrijfs- en managementprocessen", betoogt Małgorzata Gałązka-Sobotka.

De meest voorkomende fouten bij herstructureringen – hoe vermijd je ze?

Veelvoorkomende fouten bij de planning van een ziekenhuisreorganisatie zijn onder meer:

• gebrek aan een betrouwbare diagnose van de financiële en operationele situatie,
• het niet in acht nemen van de stem van het personeel en de patiënten bij het plannen van veranderingen,
• te snelle en slecht gecommuniceerde besparingsbeslissingen,
• ad hoc acties, zonder langetermijnperspectief.

Een goed opgesteld herstructureringsplan moet het volgende omvatten:

• diagnose van de ziekenhuissituatie,
• geplande corrigerende maatregelen met een schema en succesindicatoren,
• regelingsvoorstellen voor schuldeisers, intern en extern communicatieplan, mechanismen voor voortgangsbewaking.

Menselijk kapitaal – een hulpbron, geen kostenpost

De grootste troef van elke zorginstelling zijn haar mensen. In tijden van verandering kunnen we het ons niet veroorloven hen te verliezen – zowel fysiek (verloop) als emotioneel (burn-out, onverschilligheid).

Het is daarom van groot belang om medewerkers te betrekken bij besluitvormingsprocessen, psychologische ondersteuning en training te bieden, de rol van teamleiders als ambassadeurs van verandering te erkennen, de motivatie op peil te houden door middel van transparante communicatie en erkenning van inspanningen.

Moderne opleiding voor leiders in de gezondheidszorg

Het herstructureringsproces is interdisciplinair. Professionalisering van kennis op het gebied van herstructurering in de zorg is daarom cruciaal. Dit onderwerp is al jaren een vast onderdeel van de opleidingen voor zorgprofessionals.

Als reactie op de groeiende marktbehoeften en de vraag naar managers met competenties op het gebied van herstructurering van zorginstellingen, zijn er gespecialiseerde postdoctorale opleidingen in de herstructurering van zorginstellingen ontwikkeld. Deze opleidingen combineren recht, economie en management. Hun doel is om leiders voor te bereiden op het effectief implementeren van veranderingen. Naast theoretische kennis verwerven leiders ook praktische vaardigheden, van financiële analyse tot het ontwikkelen van herstelplannen en onderhandelen met schuldeisers.

"Ons MBA-programma in de gezondheidszorg heeft het thema herstructurering letterlijk vanaf het begin, 16 jaar geleden, behandeld. Wetende dat we echter te maken hebben met zeer geavanceerde processen en dat we een fase van ingrijpende transformatie van het Poolse ziekenhuissysteem ingaan, lijkt het gerechtvaardigd en noodzakelijk om een ​​specifieke managementopleiding te ontwikkelen die zich richt op het herstructureringsproces", aldus dr. Małgorzata Gałązka-Sobotka. Ze noemt als voorbeelden de Lazarski Universiteit en de Executive Education.

- De eerste editie van het programma: herstructurering van zorginstellingen, is zeer goed ontvangen en wij geloven dat het ook de taak van de academische gemeenschap is om deze transformatieprocessen te ondersteunen door de competenties van het managementpersoneel te ontwikkelen, voegt hij toe.

Hij betoogt dat het toepassen van goede praktijken ook een onderdeel van dergelijk onderwijs zou moeten zijn.

"In de recente geschiedenis van de Poolse gezondheidszorg zijn er veel zeer succesvolle consolidatie- en herstructureringsprocessen geweest. Een van de grootste is de huidige (...) minister Jolanta Sobierańska-Grenda", merkt ze op.

Herstructurering is een proces en een impuls voor ontwikkeling

Het herstructureren van zorginstellingen kan een impuls geven aan ontwikkeling, beter beheer van middelen, meer efficiëntie en het herwinnen van het vertrouwen van patiënten en personeel.

Voor succes is echter een verschuiving nodig van reactief management naar een strategische, geïntegreerde aanpak waarin managers, klinische leiders en teams samenwerken om de toekomst van hun instelling vorm te geven.

Zowel de instanties zelf als de patiënten hebben er baat bij.

"Herstructurering is als een nieuwe start, die het vooruitzicht biedt om dingen opnieuw, anders en op een nieuwe manier te doen, maar ook het vooruitzicht op ontwikkeling. Hoewel dit concept de afgelopen decennia in het publieke debat is verbannen, waardoor het herstructureringsproces de indruk wekt van crisis, catastrofe en verlies, is het in werkelijkheid een proces dat waarde toevoegt omdat het de toekomstige ontwikkeling en activiteiten van de organisatie organiseert, maar patiënten ook het vooruitzicht biedt dat in hun basisbehoeften beter wordt voorzien in hun leefomgeving", betoogt dr. Małgorzata Gałązka-Sobotka.

"In de geneeskunde garanderen kwaliteitsvolle dienstverlening en teamspecialisatie goede resultaten, en Poolse patiënten rekenen op deze resultaten. Daarom moet de boodschap wat mij betreft duidelijk zijn: herstructurering is een geweldige kans om de gezondheidszekerheid van Polen te vergroten. Laten we in deze kans geloven en hem gewoon zo snel mogelijk grijpen", besluit de expert.

Auteursrechtelijk beschermd materiaal: de regels voor herdruk staan ​​vermeld in de regelgeving .