Lezioni apprese dalla migrazione di VUMC a Windows 11

I vantaggi di Windows 11 per le organizzazioni sanitarie

VUMC ha integrato l' iniziativa di migrazione a Windows 11 nella sua roadmap di trasformazione digitale esistente. Arnold spiega che l'aggiornamento è un investimento per il futuro dell'organizzazione.

"Quello che VUMC sta realmente cercando di fare è modernizzare e standardizzare dove possibile. Con Windows 11, stiamo implementando processi per il presente e anche per il futuro, perché a un certo punto Windows 11 non sarà più supportato e dovremo rifare tutto da capo", afferma. "Vogliamo assicurarci che i proprietari delle nostre applicazioni prendano in considerazione questi aspetti, perché in genere non lo fanno. Non considerano la conformità con un sistema operativo Microsoft sui loro dispositivi. Tuttavia, se riescono a includerlo nel budget del software e degli aggiornamenti software, la transizione sarà più agevole".

Il processo di aggiornamento ha aiutato VUMC a rimanere al passo con le ultime tecnologie hardware. Poiché Windows 11 prevede determinati requisiti hardware , l'organizzazione ora dispone della potenza di elaborazione necessaria per supportare le future versioni delle app, come un importante aggiornamento di Epic.

VUMC si sta inoltre orientando verso una gestione standardizzata delle applicazioni, in modo che i diversi reparti non ordinino lo stesso software in momenti diversi. Con i nuovi processi in atto, Arnold avrà maggiori probabilità di ottenere prezzi scontati in base al volume, tra gli altri vantaggi.

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"Posso anche monitorare e gestire le vulnerabilità di applicazioni specifiche per assicurarmi che ricevano gli aggiornamenti necessari. Perché spesso un'organizzazione paga per un'app che utilizzerà per 20 anni senza passare alla versione successiva", afferma. "Tuttavia, se centralizziamo la gestione di queste applicazioni, possiamo mantenerle gestite e sicure".

Man mano che VUMC raggiungerà la stabilità dopo il processo di aggiornamento e approfondirà le nuove funzionalità offerte da Windows 11, la Dott.ssa Yaa Kumah-Crystal, direttrice clinica di IT sanitaria, professoressa associata di informatica biomedica ed endocrinologa pediatrica presso VUMC, prevede che l'organizzazione inizierà a esplorare come sfruttare Microsoft Copilot . Il sistema sanitario ha già avviato questa esplorazione in piccoli gruppi per determinare quali casi d'uso debbano essere introdotti più ampiamente.

"La strategia più ampia sarà quella di imparare in anticipo quali strumenti possiamo sfruttare, ma anche di determinare quando è il momento giusto per provare a scalarli", afferma. "Microsoft sta facendo molte cose interessanti, ma dai nostri test sappiamo che è ancora molto presto e la strada per arrivare a qualcosa che vorremo assolutamente implementare per tutti è ancora in corso. Tuttavia, la vedo sicuramente come qualcosa da cui vorremmo trarre vantaggio, e gettare le basi con i sistemi e l'architettura più recenti ci porterà alla fine a questo obiettivo".

Come VUMC ha affrontato il processo di migrazione a Windows 11

A partire da aprile 2022, tutti i nuovi dispositivi implementati presso VUMC venivano spediti dal produttore con Windows 11 già installato. A settembre 2024, l'organizzazione ha avviato un'azione automatizzata per aggiornare il 92% dei suoi dispositivi amministrativi e delle workstation al nuovo sistema operativo. I dispositivi rimanenti rappresentano eccezioni (3%) o non dispongono del processore, dello spazio su disco o di altri requisiti Microsoft per essere idonei per Windows 11 (5%). Arnold spiega che l'organizzazione inizierà a sostituire i dispositivi di quest'ultima categoria a luglio.

Entro la fine dell'anno scorso, il 99% delle circa 10.000 postazioni di lavoro cliniche dell'organizzazione era stato aggiornato a Windows 11 e si prevede che tutti i dispositivi saranno dotati del nuovo sistema operativo entro i prossimi mesi.

"Speriamo che, entro ottobre, quando il supporto standard di Windows 10 non sarà più disponibile , avremo il minor numero possibile di dispositivi per i quali dovremo acquistare il supporto esteso di Windows 10", afferma Arnold. "Sappiamo che avremo ancora un gruppo di dispositivi con Windows 10, ma dobbiamo ridurne al minimo il numero per poter ridurre al minimo i costi."

I dispositivi esclusi dal progetto di migrazione ospitano un'applicazione non ancora certificata per Windows 11. Anche questi dispositivi verranno aggiornati una volta che l'applicazione sarà certificata o aggiornata a una versione certificata. Arnold afferma che circa 1.200 dispositivi presso VUMC rientrano attualmente in questa categoria di eccezioni.

Arnold spiega che il team IT centrale dell'organizzazione, il team per la sicurezza informatica aziendale e il team IT sanitario hanno collaborato per identificare le applicazioni non certificate per Windows 11 .

"Abbiamo svolto un lavoro approfondito con tutti i diversi gruppi di app per verificare e raccogliere tali dati, e poi per assicurarci di non forzare un aggiornamento", aggiunge. "Abbiamo fatto molto, soprattutto per le nostre postazioni di lavoro cliniche. Per come sono configurate, tutte le postazioni di lavoro cliniche, tranne l'1% che ha un'app specifica, sono progettate e gestite allo stesso modo, quindi abbiamo lavorato molto per testare, implementare e gestire questi dispositivi".

I tre team stanno monitorando le applicazioni non certificate contattando i proprietari delle applicazioni e gli utenti finali per verificare la cronologia degli aggiornamenti correnti dell'applicazione.

" Con l'avvicinarsi della scadenza di ottobre , torneremo indietro e convalideremo un piano per affidare tutti quei dispositivi al nostro team di sicurezza informatica come eccezione, in modo che rimangano su Windows 10, in modo che possano essere formalmente monitorati sia dal nostro team di sicurezza informatica che dal nostro team IT", aggiunge. "Soprattutto ora, con i costi e le ore impiegate, meno soldi posso spendere per questo, significa che posso spenderli altrove".

Kumah-Crystal aggiunge che i team hanno fatto in modo che anche i laptop aziendali che i medici possono portare a casa ricevano aggiornamenti tempestivi di Windows. VUMC può imporre l'aggiornamento delle password anche su questi dispositivi.

"Fortunatamente, poiché Microsoft è una piattaforma aziendale, hanno pensato a cose come questa per consentirci di rimanere aggiornati", afferma.

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Suggerimenti per altri sistemi sanitari sulla migrazione a Windows 11

Arnold afferma che VUMC probabilmente non sarà tra i primi ad adottare Windows 12 quando verrà rilasciato, ma ritiene che sia importante che i proprietari delle app dell'organizzazione prendano in considerazione questa eventualità quando discutono con i fornitori, anziché aspettare di iniziare a pianificare dopo il rilascio di un nuovo sistema operativo.

Nell'ambito della trasformazione digitale dell'organizzazione, l'attenzione è rivolta a mantenere i dispositivi attivi e funzionanti a una percentuale più elevata. Oltre all'applicazione regolare delle patch, l'abbinamento di Microsoft Intune con Windows 11 aiuta il team IT a monitorare i dispositivi con nuovi processi e strumenti rispetto ai dispositivi Windows 10. Di conseguenza, l'organizzazione può identificare rapidamente i problemi ed evitare tempi di inattività.

VUMC ha anche un piano di sicurezza in atto per i dispositivi che continueranno a utilizzare Windows 10.

"Potremmo avere in giro macchine Windows 10 per anni e anni, ma solo perché non vogliamo sostituire una macchina per la risonanza magnetica da un milione di dollari solo perché richiede Windows 10. Tuttavia, abbiamo protocolli di sicurezza in atto per garantire che, in tal caso, le colleghiamo a una rete sicura che non abbia accesso esterno, per ridurre la vulnerabilità. Blocchiamo questo tipo di reti e, ancora una volta, è per questo che coinvolgiamo il nostro team di sicurezza informatica per consultarci su ogni eccezione e su ogni dispositivo", spiega Arnold.

Arnold suggerisce che altre organizzazioni sanitarie che intendono avviare un progetto di migrazione a Windows 11 adottino uno stretto coordinamento tra l'IT e gli utenti finali.

"Bisogna assicurarsi che, invece di essere intervenuti e dire 'Bene, ecco cosa stiamo facendo', siano loro a dialogare e a spiegare il perché ai proprietari delle applicazioni cliniche e standard", afferma.

Kumah-Crystal sottolinea l'importanza che l'IT collabori con qualcuno che lavora direttamente con gli utenti finali per comunicare le modifiche o spiegare cosa sta succedendo con le app non supportate. Ciò implica la presenza di un sistema efficace per identificare i proprietari delle app e monitorare applicazioni e dispositivi. In questo modo, i team IT possono garantire che le applicazioni continuino a funzionare dopo la migrazione, comunicare che non rimarranno senza supporto e monitorare gli aggiornamenti in modo che, in futuro, il team sappia quando saranno necessarie licenze aggiuntive.

Spiega che il team IT sanitario di VUMC, composto da analisti, costruttori e ingegneri, collabora con i ruoli di direttore clinico, responsabile associato delle informazioni mediche e CMIO per facilitare la comunicazione con gli utenti finali.

"Per aspetti come la migrazione, riceveranno feedback sulle strategie di comunicazione e su come diffonderemo le informazioni alle persone", afferma. "Ci permetteranno di testare le cose in anticipo o di analizzare le interfacce in anticipo per vedere se ci sono cambiamenti significativi che qualcuno potrebbe notare durante lo svolgimento del lavoro clinico. Potremmo aver bisogno di comunicarlo. Abbiamo scoperto che è un modo efficace per anticipare i tempi."

Kumah-Crystal sottolinea che uno dei cambiamenti più evidenti da Windows 10 a 11 è l'aspetto e la posizione della finestra di ricerca sulla barra delle applicazioni. L'organizzazione ha lavorato per mantenere la barra di ricerca nella stessa posizione per le sue postazioni di lavoro cliniche, ma prevede di utilizzare la nuova versione per le aree di lavoro dell'infrastruttura desktop virtuale in cui viene eseguito Epic. VUMC ha comunicato tale modifica per garantire che il personale non venga sorpreso dall'aggiornamento.

"La buona notizia è che, per Windows 11, l'aggiornamento è stato complessivamente molto tranquillo. Il miglior tipo di aggiornamento è quando non se ne sente parlare", afferma.

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